Tipos de costos

El control puede expresarse como el conjunto de procedimientos, métodos y actividades que se emplean para determinar si un proceso determinado se comporta en su ejecución de acuerdo con los presupuestos, planes, normas, leyes o directivas que lo regulan.
Habiendo hecho un breve resumen sobre lo que es el control, podemos continuar con el tema en cuestión, partiendo de su concepto:
Los Presupuestos son previsiones cuantitativas sobre el futuro de la empresa. La confección de presupuestos no sólo ayuda a la previsión del futuro, sino que también sirve para controlar y evaluar la gestión de todas las partes de la empresa y para tomar las medidas correctoras pertinentes que permiten mejorar los resultados de la gestión.



























Estas medidas correctoras pueden afectar a los objetivos de la empresa, a los medios con que cuenta o, incluso, a los propios presupuestos ya que a veces hay que modificarlos para compatibilizar lo que se desea alcanzar con lo que se puede conseguir.

La elaboración de presupuestos es el instrumento de gestión utilizado para la planificación y el control. Tradicionalmente, los presupuestos se utilizaban para calcular y autorizar los costos, pero es más útil considerar los presupuestos como una herramienta de gestión que ayuda a alcanzar los objetivos (eficacia) con un óptimo uso de los recursos (eficiencia). Para ello, es conveniente que el proceso de elaboración de los presupuestos cumpla algunos requisitos:
 En la confección de los presupuestos deben participar todas las personas que tengan a su cargo la responsabilidad de ingresos, costos o inversiones. Cuando los presupuestos vienen impuestos unilateralmente por la alta dirección se convierten en una fuente de desmotivación.
 La aprobación de la integración de todos los presupuestos es responsabilidad de la alta dirección de la empresa. Por ello, es habitual que la confección de los presupuestos requieran de un proceso interactivo a través del cual se intenta conciliar los objetivos y perspectivas de todos los responsables con los de la alta dirección.
 Hay que respetar un determinado calendario con el fin de que los presupuestos estén aprobados antes de iniciar el período presupuestado.
 A medida que va avanzando el período presupuestado hay que ir informando a los responsables de ingresos, costos e inversiones de la marcha de la realidad en relación con el presupuesto, con el fin de poder tomar medidas correctivas, si se estima oportuno, a tiempo.
 Tiene que haber algún tipo de incentivo, material o inmaterial, para aquellos responsables que consiguen cumplir los objetivos marcados en sus presupuestos.

Los presupuestos pueden hacerse a nivel anual, mensual, semanal o diario. Asimismo pueden ser objeto de separación para cada una de las unidades de la empresa, con el objetivo de evaluar la actuación de cada unidad.

Es importante clarificar que este proceso sirve para algo más que para proyectar el futuro de la empresa. En realidad, los objetivos principales del sistema presupuestario son:
 Coordinar los objetivos generales y los medios con los objetivos específicos y los medios de cada departamento de la empresa.
 Informar de la marcha de la marcha de la empresa a nivel global y a nivel de cada una de sus unidades.
 Controlar el nivel de consecución de los objetivos a nivel global y por unidades.
 Incentivar a los distintos colaboradores de la empresa.
 Tomar las medidas correctoras necesarias para optimizar los resultados de la gestión.

1.2 PROCESO DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Una vez definidos los objetivos de la empresa, a nivel del horizonte temporal cubierto por el presupuesto y los medios con los que se va a contar, ya se puede iniciar el proceso. Tal y como se ilustra el proceso parte de la formulación de la previsión de ventas y a partir de esta se elaboran los presupuestos de producción, consumo, compra y el resto de los estados contables provisionales.
En la elaboración del presupuesto, deben participar cada uno de los centros de responsabilidad, pero es la dirección quien debe marcar las directrices generales. Corresponde generalmente al departamento financiero o al de control de la gestión, coordinar el proceso presupuestario y marcar fechas y plazos de finalización. Generalmente, el proceso presupuestario implica unas fases duras de negociación entre los centros, con el objetivo de coordinar los objetivos

individuales con los objetivos globales y generales de la empresa, por lo que se suelen necesitar varias reuniones y varias repeticiones en el cálculo del presupuesto hasta conseguir el presupuesto global y su aceptación por la dirección. Es muy importante, que sea la propia dirección quien impulse el presupuesto para motivar su seguimiento por cada responsable, e identifique claramente sus aportaciones individuales al conjunto de la empresa.

Presupuesto de Ventas
La elaboración de este presupuesto precisa determinar las unidades a vender de cada producto y los precios de venta. Normalmente, este presupuesto es confeccionado por el departamento comercial de la empresa.
Presupuesto de Ventas = Pronóstico de Ventas * Precio de Venta

Presupuesto de Producción
Contiene el número de unidades que se producirán en el período considerado. Para determinarlo, es preciso conocer el número de unidades que se venderán y el nivel inicial y el deseable como final de existencias de artículos terminados, con el fin de determinar las unidades a producir.
Pronóstico de Ventas
+ Inventario Final de Artículos Terminados
- Inventario Inicial
= Plan de Producción
Presupuesto de Consumo de Materia Prima
Conocida la producción prevista, las necesidades de materiales por unidad de producto y el precio de compra de la materia prima, se puede determinar el consumo previsto de materia prima.
Plan de Producción
* Norma de Consumo
= Requerimiento de Materia Prima
* Precio de Compra de Materia Prima
= Presupuesto de Consumo de Materia Prima

Presupuesto de Compra de la Materia Prima
A partir de los consumos previstos de materia prima, se pueden estimar las compras si se fijan los niveles de existencia necesarios de materiales. Finalmente, con esta información y los precios unitarios previstos de cada material ya se pueden calcular los importes a comprar.
Requerimiento de Materia Prima
+ Inventario Final de Materia Prima
- Inventario Inicial de Materia Prima
= Cantidad de Materia Prima a Comprar
* Precio de Compra de Materia Prima
= Presupuesto de Compra de la Materia Prima

El presupuesto de existencias de materiales permite prever las necesidades de espacio para almacenamiento y los fondos invertidos en el almacén. Además, este presupuesto permite programar con tiempo los pedidos a los proveedores.

Presupuesto de Mano de Obra Directa
Este presupuesto se elabora también a partir del presupuesto de producción. Para conocer su costo hay que tener en cuenta el tiempo preciso de mano de obra directa por unidad de producto y la tasa horaria.

En el caso de que para elaborar un producto intervengan diferentes tipos de mano de obra directa, hay que calcularlo para cada uno de ellos. El presupuesto de mano de obra directa permite prever con tiempo las necesidades de este tipo de personal para detectar los sobrantes o posibles necesidades.
Plan de Producción
* Norma de Consumo
= Requerimiento Total en Horas
* Tarifa Salarial
= Presupuesto de Mano de Obra Directa

Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación
Este presupuesto está integrado por costos fijos y variables y se confecciona en unidades monetarias.
Costos Indirectos de Fabricación Fijos
+ Costos Indirectos de Fabricación Variables
= Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación

Presupuesto de Inventarios Finales
Este presupuesto se calcula tanto para la materia prima como para los artículos terminados, en el caso de la materia prima el inventario final en unidades monetarias va a ser el resultado de la multiplicación del inventario final en unidades por el precio de compra de esta y para los artículos terminados, ya conocemos cuánto es su inventario final en unidades, pero necesitamos saber el costo unitario de la materia prima para elaborar una unidad de producto terminado, por lo que se deben confeccionar tantas fichas de costo presupuestadas como productos tenga.
Materia Prima Artículos Terminados
Inventario Final Inventario Final
* Precio de Compra * Costo Unitario
= Inventario Final = Inventario Final

Ficha de Costo Presupuestada
Elementos U/M Norma de Consumo * Precio = Costo Unitario
Material Directo
Mano de Obra Directa
Costo Indirecto de Fabricación

El precio del costo indirecto de fabricación se calcula a través de una tasa.
Tasa de Aplicación CIF Presupuestados = Total CIF Presupuestados / Total HMOD

Presupuesto de Costo de Venta
A partir de los presupuestos de consumos previstos de materiales, de mano de obra directa, de CIF, se puede calcular el presupuesto de costo de venta, siempre que se conozca los niveles de inventarios de artículos terminados, tanto iniciales como finales.
Presupuesto de Consumo de Materia Prima
+ Presupuesto de Mano de Obra Directa
+ Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación
= Costo de Manufactura
+ Inventario Inicial de Artículos Terminados
- Inventario Final de Artículos Terminados
= Presupuesto de Costo de Venta

Presupuesto de Gastos Operacionales
Es la suma de todos los gastos en que se incurrieron.
Gastos de Ventas
+ Gastos de Administración
+ Gastos Financieros
= Presupuesto de Gastos Operacionales

Estado de Resultados Presupuestado
Se elabora a partir de los distintos presupuestos.
Presupuesto de Ventas
- Presupuesto de Costo de Ventas
= Utilidad Bruta
- Presupuesto de Gastos Operacionales
= Utilidad en Operaciones
- Reparto a Trabajadores
= Utilidad Antes de Impuestos
- Impuestos sobre la Renta
= Utilidad Neta Presupuestada

1.3 ANÁLISIS DE LAS DESVIACIONES
La parte más relevante del análisis de desviaciones es la evaluación detallada de cada una de las variables que condicionan directa e indirectamente los resultados obtenidos. Las desviaciones se calculan a partir de la comparación entre la previsión y la realidad.
Las variaciones que se analizan para los costos estándar son las siguientes:
 Para el Material Directo:
 Variaciones en Precio (VP)
 Variaciones en Eficiencia (VE)

VP = (PR – PE) * Cantidad Real Comprada
VE = Cantidad Real Utilizada – Cantidad Estándar Permitida) * PE
Donde:
PR Precio Real
PE Precio Estándar

Si PR es menor que PE y la Cantidad Real Utilizada es menor que la Cantidad Estándar Permitida, la situación es favorable porque los costos reales son inferiores a los previstos.
Al analizarse la desviación en la materia prima, la causa de la desviación en el costo puede ser por la cantidad consumida de materia prima, o bien por el precio de la misma. La desviación en cantidad informará del mejor o peor rendimiento en el consumo de materias primas (ya sea como consecuencia del uso de las mismas, de la calidad del material, o de posibles robos, por ejemplo).

 Para la Mano de Obra Directa:
 Variaciones en Precio
 Variaciones en Eficiencia

VP = (TR – TE) * HMOD Realmente Trabajadas
VE = (HMOD Realmente Trabajadas – HMOD Estándar Permitidas) * TE
Donde:
TR Tarifa Real
TE Tarifa Estándar
HMOD Horas de Mano de Obra Directa

Con ello se mide, la eficiencia de la mano de obra en el proceso de producción, que puede ser por utilizar más ó menos horas de las previstas y/o por ser más baratas o más caras de lo previsto.
La desviación en tiempo de la MOD será favorable o desfavorable en función de la cantidad de tiempo consumido. Cuando es desfavorable puede deberse básicamente a problemas de motivación, de formación (desconocimiento de los procedimientos a emplear) al ausentismo, o a que la previsión se hizo incorrectamente.

La desviación económica se deberá a diferencias en la previsión de los salarios y demás componentes de la retribución.

 Para los Costos Indirectos de Fabricación:
 Variación en un Factor
 Variación en dos Factores
 Variación en tres Factores